Primavera Express
1 – INSTALAÇÃO
Para poder efectuar o download de PRIMAVERA EXPRESS deve começar por se registar no site da PRIMAVERA, indicando os dados solicitados. Receberá de imediato por email a notificação de registo efectuado.
Por se registar no site da PRIMAVERA BSS passará a receber as notificações sobre as novas versões que venham a ser disponibilizadas e, também, informação sobre truques e dicas úteis para a utilização do seu produto.
Para o download do produto use o link que faz parte do e-mail que recebeu após o registo. Escolha preferencialmente a opção SAVE de modo a salvaguardar o ficheiro em disco antes de proceder à sua instalação. O tempo para o download dos 170 Mbytes dependerá dos recursos que tem disponíveis, especialmente da largura de banda utilizada.
À partida, a instalação do software exigirá do utilizador apenas a aceitação e confirmação das opções sugeridas no ecrã. No final da instalação o produto deverá automaticamente entrar em funcionamento.
2 – INTRODUZIR OS DADOS DA EMPRESA
Começe por abrir o programa Administrador. Posicione-se na empresa EXPRESS – Empresa de Trabalho. Com o botão direito do rato escolha a opção Propriedades e preencha os campos principais com a informação sobre a sua empresa que irá constar nos documentos a emitir: Nome da empresa, Morada, …, Nº Contribuinte.
3 – ABERTURA DA EMPRESA
Abra o programa PRIMAVERA EXPRESS. O produto leva consigo duas empresas criadas:
Uma empresa de demonstração que lhe será útil para poder consultar, por exemplo, a forma como as tabelas são preenchidas;
Uma empresa, de nome EXPRESS, que será a empresa a utilizar para registar as suas operações. Escolha esta última para poder seguir com os seus trabalhos.
4 – CRIAÇÃO DE ARTIGOS
Agora que entrou no produto, constatará que as tabelas principais, Artigos e Clientes, não estão naturalmente preenchidas. É precisamente por aí que deve começar.
Abra a tabela de artigos e através da opção NOVO aceda ao registo de um artigo. Preencha os dados solicitados pelos vários separadores activos. Não se esqueça principalmente dos seguintes campos: Tipo de Artigo, Taxa de Iva, PVP do artigo.
Se não pretende gerir o stock de determinado artigo deve desactivar a opção Movimenta Stock.
Depois de preencher os campos da ficha do artigo, GRAVE o registo.
Repita a operação para a introdução de todos os artigos.
5 – CRIAÇÃO DE CLIENTES
Siga o processo descrito para os Artigos, mas agora para a tabela de Clientes. Verá que esta tabela já tem registado um cliente de código VD, para utilização nas vendas para clientes indiscriminados, por exemplo as Venda a Dinheiro.
Preencha todos os dados solicitados nos primeiros quatro separadores da ficha do Cliente, de modo a poder facturar de seguida sem problemas.
6 – ENTRADA EM STOCK
Para dar entrada de stock escolha a opção Stocks presente no navegador. Escolha o documento Entrada Stock e introduza os artigos e respectivas quantidades e valores.
Agora que tem Clientes e Artigos introduzidos pode passar de imediato à emissão dos documentos de vendas. No entanto, caso pretenda gerir stocks, deve começar, não sendo obrigado a tal, por registar as entradas da mercadoria. Se não o fizer, aquando da emissão da factura será notificado sobre a inexistência do artigo em stock. Pode, no entanto, confirmar a factura, ficando o stock do referido artigo com unidades negativas, situação que poderá actualizar a qualquer momento através de uma entrada em stock, na opção de stocks.
7 – FACTURAÇÃO
Para facturar ou emitir qualquer documento de vendas, escolha a opção Vendas/Enc. Clientes presente no navegador.
Já na janela de Vendas comece por escolher o documento que pretende utilizar.
Identifique depois o Cliente, pressionando F4 para aceder à lista de Clientes.
No editor de linhas identifique o Código do Artigo e pressione ENTER para mudar de coluna e de linha.
Não deixe de observar as opções a que pode aceder através do menu disponível via botão direito do seu mouse.
No final, escolha GRAVAR para guardar o documento ou IMPRIMIR para guardar e imprimir de seguida.
Se o documento que acabou de introduzir for um documento a crédito, já poderá ver esse mesmo crédito lançado na opção de Contas Correntes.
8 – RECEBIMENTOS
Para processar um recebimento e emitir o respectivo documento de liquidação, escolha a opção Operações sobre C/C.
Começe por Identificar o Cliente. De seguida, escolha o tipo de documento a processar. À partida, para a liquidação de uma factura por exemplo, deverá utilizar o Documento de Recebimento.
Na grelha de documentos a liquidar, marque na coluna mais à direita o(s) documentos que vai liquidar. Pode liquidar um documento parcialmente, escrevendo o valor a liquidar na coluna a Pagar.
Depois de identificar o(s) documentos a liquidar escolha CONFIRMAR. A seguinte janela vai-lhe a aparecer no ecrã onde deverá identificar os dados do documento de liquidação. No final escolha IMPRIMIR se pretender gravar e imprimir a nota de liquidação, isto é, o recibo.
9 – ECRÃ DE POS
A emissão de documentos de venda pode ser feita através de um ecrã específico de POS.
Se escolher a entrada de programa de nome “PRIMAVERA EXPRESS – Ponto de Venda” acederá a um interface que lhe permitirá gerir um Posto de Venda de forma mais profissional. Conseguirá por esta via, entre outras coisas, controlar o Fundo de Maneio diário da sua caixa; gerir trocos e meios de pagamento; operar de forma bem mais rápida com recurso a teclas rápidas; gerir a abertura de uma gaveta de dinheiro e gerir um visor/display de cliente; manter vários documentos em aberto, enfim, fazer a gestão de um Ponto de Venda.
Para outras informações sobre o POS sugerimos que consulte, por favor, o manual do produto.
10 – Alteração das Taxas de IVA
Esta actualização deverá ser feita em várias fases:
- Fazer cópia de segurança da base de dados, antes de qualquer alteração.
- Na tabela de taxas de IVA, criar as taxas ainda não existentes.
- Alterar todos os artigos, serviços e portes para as novas taxas.
- Caso o utilizador assim o entenda, reflectir, ou não, nos preços dos artigos a subida da taxa de IVA.
- Caso utilize, alterar os descritivos das contas correntes.
- Alteração de documentos convertidos.
1. – Veja este post para fazer cópia de segurança da base de dados, uma vez que caso seja feita alguma alteração incorrecta, poderá ser necessário repor a mesma.
2. – Aceda a Tabelas > Artigos > Taxas de IVA, e crie as novas taxas de IVA, caso ainda não existam.
Clique em Novo para criar uma nova taxa. O campo IVA é simplesmente o código da taxa, podendo não corresponder à taxa propriamente dita. Coloque a descrição e a Taxa. Grave para terminar.
3. – A alteração dos artigos para as novas taxas pode ser feita de duas formas. Se tiver poucos artigos, poderá faze-lo manualmente, alterado artigo a artigo. No caso de ter muitos artigos, na ordem das dezenas ou mesmo centenas, existe a possibilidade de fazer a alteração através de uma instrução SQL dentro da base de dados, o que possibilita poupar muito tempo, uma vez que demora poucos segundos.
Se optar pela alteração manual de todos os artigos, basta na ficha de cada um, mudar o campo Taxa de IVA, para a nova taxa.
Se optar pela alteração automática, isso implica fazer uma correspondência entre a taxa antiga e a nova taxa. Como exemplo da tabela das taxas de IVA acima, temos a correspondência:
Nova Taxa 6% - Artigos com código 2 são alterados para o código 8
Nova Taxa 13% - Artigos com código 4 são alterados para o código 9
Nova Taxa 21% - Artigos com código 7 são alterados para o código 6
Nota: obviamente que este é um exemplo, e poderá não corresponder à tabela existente no sistema do utilizador.
Depois de anotada a correspondência, é necessário aceder dentro da base de dados do Primavera Express. Para isso abra o Administrador, e depois de seleccionar a empresa em questão, pressione simultaneamente as tecas: ctrl + alt + p. Irá abrir uma nova janela onde deverá colocar o código:
update artigo set iva=A where iva=B
update artigo set iva=C where iva=D
update artigo set iva=E where iva=F
Cada linha é para actualizar respectivamente, uma taxa, ou seja, taxa normal, intermédia, e reduzida. Deverá substituir em cada linha, a primeira letra pelo código novo, e a segunda letra pelo código antigo.
Depois de introduzir a instrução SQL na parte superior da janela, faça Executar e, confirme posteriormente se é exibida uma mensagem a informar que os comandos foram executados com sucesso. Para confirmar, verifique a ficha de um artigo ao acaso, de cada taxa.
Deverá alterar também a taxa do IVA por defeito nos portes e outras transacções acedendo aos parâmetros da empresa no Administrador em Gerais > Taxas de IVA.
4. – O quarto passo é a alteração dos preços para reflectir a subida do IVA.
Aqui podem acontecer 4 cenários:
- Os documentos de venda estão configurados sem IVA Incluído, o que significa que na venda, todos os preços de artigos são acrescidos de IVA. Se o utilizador quiser reflectir a subida do IVA não terá de fazer nenhuma alteração nos preços.
- Os documentos de venda estão configurados sem IVA Incluído, o que significa que na venda, todos os preços de artigos são acrescidos de IVA. Se o utilizador não deseja reflectir a alteração do IVA dos preços, deverá alterar os mesmos para menos!
- Os documentos de venda estão configurados com IVA Incluído, o que significa que o utilizador deverá subir os preços se quiser reflectir a alteração do IVA.
- Os documentos de venda estão configurados com IVA Incluído, o que significa que o utilizador não necessita de efectuar nenhuma alteração se não desejar reflectir a subida do IVA nos preços.
5. – Caso utilize, deverá alterar o IVA dos descritivos utilizados nas contas correntes. Aceda a Tabelas > Terceiros > Descritivos de Contas Correntes.
6. – Por último, caso tenha documentos pendentes para conversão à data de 01 de Julho de 2010, como Guias de Transporte ou Guias de Remessa, deverá ter em conta que o processo de conversão não tem em conta a alteração da taxa de IVA dos artigos, pelo que deverá, depois de converter, alterar manualmente, em cada linha de artigo a respectiva taxa de IVA.